Geschrieben von Christian Schnettelker

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SEPA-Papierkrieg

Im Zuge der aktuellen Zwangs-Umstellung auf SEPA (Single Euro Payments Area) bin ich für Mediteam Münster und die sechs angeschlossenen Laborgemeinschaften diesbezüglich tätig. Ein Computerprogramm zum Ausdruck der erforderlichen Formulare wurde von mir erstellt und läuft momentan; während ich dem Drucker bei der Arbeit zusah und die Papierberge wuchsen kam mir der Gedanke, zu diesem Wahnsinnsprojekt ein paar Zeilen zu schreiben.

Der Plan

Um die Umstellung für Mediteam und alle Ärzte möglichst einfach zu gestalten erdachten wir im Vorfeld folgende Strategie: alle Daten der Mitglieder inklusive Kontoverbindung werden in ein Programm geladen. Dieses berechnet die jeweilige IBAN und druckt die notwendigen Formulare (dazu komme ich noch) aus. Der Arzt muss dann nur noch die ermittelte IBAN bestätigen (oder korrigieren) und die Formulare unterschrieben zurückschicken.

Jetzt fragen Sie vielleicht „Was, Formulare per Post? Ich dachte, Sie sind ein Internet-Unternehmen?“. Die Frage ist berechtigt, warum ich/wir das „Problem“ nicht online lösen können, erkläre ich später im Text.

Wir bauen uns eine IBAN

Wie angedeutet schreibt SEPA als erstes die ausschließliche Verwendung der sogenannten IBAN zur Kontoidentifizierung vor. Diese Nummer besteht aus ‚DE‘ für Deutschland, einer zweistelligen Prüfziffer, der bisherigen Bankleitzahl und der auf 10 Stellen rechtsbündig aufgenullten Kontonummer.

Was einfach klingt erwies sich bei der Entwicklung des Programmes zum Ausdruck der Unterlagen als fiese Falle, so gibt es für zahlreiche Kontonummer sogenannte Unterkontonummern, die normalerweise weggelassen werden können, für eine korrekte IBAN aber zwingend erforderlich sind. Zudem haben einige kleinere Banken im ländlichen Raum um Münster inzwischen fusioniert, die alten Bankleitzahlen „geschluckter“ Institute sind aber zukünftig nicht mehr zulässig.

Für eine korrekte Ermittlung einer IBAN, die vom Mitglied später bestätigt werden soll, war das Studium seitenlanger Ausnahmebeschreibungen der Deutschen Bundesbank und eine intensive Internet-Recherche hinsichtlich aktueller Bankleitzahlen notwendig. Das Programm arbeitet nun mit einer voraussichtlichen Fehlerrate von unter einem Prozent, eine schwere Geburt. Für C/C++ – Kenner hier die Funktion, die in meinem Programm über eine BBAN die Prüfsumme per Modulo 97-10 berechnet und die IBAN erstellt:

http://www.manoftaste.de/download/IBAN-Pruefsumme-berechnen.cpp

Wer näheres zur Berechnungsmethode der Prüfsumme lesen möchte, sei auf die Seiten iban.de und pruefziffernberechnung.de verwiesen.

Das eigentliche Problem

Neben der IBAN-Vorschrift gibt es einen zweiten, viel gravierenderen Punkt, den unbedarfte SEPA-Jubelperser gerne übersehen: das bestehende, gut funktionierende deutsche Lastschriftverfahren wird ab 01.02.2014 durch die sogenannte SEPA-Lastschrift ersetzt. Diese beinhaltet eine bürokratische „Mandatsverwaltung“, welche meines Erachtens das eigentliche Problem darstellt, da ein gigantischer Papierkrieg erzeugt wird. Dem Zahlungspflichtigen muss in jedem Falle eine vorab zu beantragende Gläubiger-Identifikationsnummer und die Mandatsreferenznummer mitgeteilt werden. Brief Nummer eins.

Ab dann entscheidet, ob es sich um ein Basis- oder Firmenlastschrift-Mandat handelt. Bei der Basislastschrift (Firma an Endkunde) kann eine Umwandlung der bestehenden Einzugsermächtigung immerhin automatisch erfolgen. Bei einer Firmenlastschrift (Firma an Firma) ist eine Umdeutung ohne Zutun des Firmenkunden aber, aus irgend einem nicht genannten und mir unverständlichen Grund, ausdrücklich nicht möglich.

Der Zahlungspflichtige muss angeschrieben werden und dann seinerseits das Mandat schriftlich, also per Post, in einem Formular mit genau festgelegten Text bestätigen. Online ausfüllen oder Einscannen und per Email schicken geht nicht, Brief Nummer zwei.

Nach meiner Recherche im Internet hätte es übrigens elektronische Lösungen als Ersatz für den Papierkrieg gegeben, diese wurden aber, laut Wikipedia, von der deutschen Kreditwirtschaft nicht umgesetzt. Da sagen wir doch alle einmal: Dankeschön!

Baumsterben

Wie sieht das nun in der Praxis aus? Bei ca. 800 Mitgliedern der sechs Laborgemeinschaften bedeutet das den Ausdruck von einem Anschreiben plus Mandats-Formular in dreifacher Ausfertigung, das sind insgesamt 3200 Blatt Papier, siehe die Fotos. Dazu kommen noch spezielle Versandumschläge und ein auffälliger Rückumschlag. Im Falle von Mediteam werden die Unterlagen über die Laborpost weiter geleitet, bei den meisten anderen Firmen sicherlich per regulärer Post, was alleine eine Menge Kosten verursacht.

SEPA PapierkriegSEPA Papierkrieg - Umschläge
Jedes Unternehmen, das bisher bereits Beträge über Lastschriften einziehen, muss diesen papiertechnischen Overkill bis zum Stichtag 01.02.2014 durchgeführt haben. Jede Firma und jeder Verein muss seine Software hinsichtlich IBAN und Mandatsverwaltung aktualisieren. Jeder, der Mitgliedsbeiträge bezahlt, Webspace gemietet hat, einen Mobilfunktvertrag besitzt, zur Miete wohnt, privat krankenversichert ist oder sonst irgendetwas abbuchen lässt, wird mit SEPA-Mitteilungen und Formularen bombardiert – ein Wahnsinn!

Konkret sieht das bei mir auch schon einmal gerne so aus: ich werden von der Webhosting-Firma xy angeschrieben, mich bitteschön schnellstmöglich um SEPA zu kümmern. Eine Webseite wird genannt, auf der ich mich einzuloggen und die ich gewissenhaft zu lesen habe, damit nichts falsch läuft. Dort steht aber, dass die SEPA-Unterstützung bankseitig noch nicht funktioniert.

Sollte das einmal der Fall sein darf ich die Unterlagen selber ausdrucken, ausfüllen und per Post auf eigene Kosten an Firma xy schicken. Da ich eine Reihe von Webseiten bei verschiedenen Providern gemietet habe wiederholt sich der Vorhang entsprechend.

In der Nachbarfirma stapeln sich inzwischen die Anschreiben der Geschäftspartner, die entnervten Damen sammeln den, wie sie sich auszudrücken pflegen, „Mist“ erst einmal, um dann alles in einem Rutsch erledigen zu können.

Absurdistan lebt

Das gesamte, papierbasierende Prozedere der Umstellung ist für mich ein erneuter Beweis für die offensichtliche Unfähigkeit und für die bürokratische Mentalität der Verantwortlichen. Die Mandatsverwaltung halte ich persönlich für überflüssig, deren Sinn und Vorteil erschließt sich mir nicht.

Im Jahr 2013 hätte man es mE wenigstens elektronisch lösen können, stattdessen wandern jetzt Millionen Briefe per Post durch die Republik, Endkunden werden von SEPA-Pflichtmitteilungen genervt und, da bin ich mir ziemlich sicher, das Allermeiste landet direkt in der Tonne. Aber auch die Banken werden angesichts der zu erwartenden Formularberge und fehlerhafter Daten gewaltig ins Schwitzen kommen, hier hält sich mein Bedauern jedoch in Grenzen da diese Leute, siehe oben, elektronische Lösungen nicht realisiert haben.

In zahlreichen Presseartikeln wird übrigens berichtet, dass viele Unternehmen bislang wenig bis nichts hinsichtlich SEPA-Umstellung unternommen haben. Das wird also in vielen absurdistanischen Büros ein „heißer Herbst“ werden.

Fazit

Über den tieferen Sinn der gesamten, ursprünglich von der EU erdachten Aktion lässt sich vortrefflich streiten. Für Firmen und Vereine bedeutet SEPA, speziell die SEPA-Lastschrift plus Mandatsverwaltung, erst einmal hohe Kosten und großen Aufwand, verbunden mit ehr theoretischen Vorteilen. Es freuen sich aber die Post, Papierfirmen und viele Software-Hersteller.

Gut für Endkunden und auch Firmen finde ich, dass mit der in der IBAN enthaltene Prüfsumme eine automatische Kontrolle der Eingaben und das unkomplizierte „Copy & Paste“ von Kontoverbindungen möglich wird. Zudem versprechen die Banken, dass das Geld zukünftig viel schneller beim Empfänger ist, es freuen sich dann alle Geldempfänger, einmal angenommen, die Banken halten wenigstens dieses Versprechen.

Aber es gibt noch einige ganz große Gewinner: für Regierungen und Behörden wird die Verfolgung von Zahlungsströmen innerhalb Europas deutlich einfacher, auch die NSA wird begeistert sein. Es freuen sich also alle, die genau wissen wollen, wer mit wem Geschäfte in welcher Höhe macht. Ist doch insgesamt toll, oder freuen Sie sich etwa nicht?

Mein Tipp für Deutschland: vielen Firmen ist die Komplexität des Problems nicht bewusst, man wird im Dezember oder Januar aufwachen und ein großes Geschrei ertönt, der Termin 01.02.2014 wird eventuell nicht haltbar sein. Warten wir es ab, ob ich Recht behalte. Hier ist der Drucker, nachdem vier SW-Patronen und eine Farbpatrone verbraucht wurden, endlich fertig mit der Arbeit. In einem zweiten Schritt dürfen die Mädels im Labor nun alles eintüten und in den Versand geben, die Ärzte werden begeistert sein…

PS: Einige Dinge, die sich ebenfalls mit SEPA ändern, wie das Aus für DTAUS, die zukünftig für jedes SEPA-Lastschriftmandat notwendige Mandatsreferenz, die Pre-Notification und die neuen Fälligkeitsregelungen habe ich einmal weggelassen, da der Artikel sonst zu lang geworden wäre.

Nachtrag

Als ob die Sache nicht schon schlimm genug wäre gibt es jetzt (November 2013) eine neue Entwicklung: die Vergabe eines SEPA-Firmenlastschrift-Mandates kann nicht unerhebliche und zum Teil regelmäßige Bankgebühren nach sich ziehen.

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